Für kleine Patienten wird Qualität großgeschrieben
Akron Children's Hospital
Wenn es nicht gerade zu Ihren Vorlieben gehört, in alten Zeitschriften zu blättern, kann Ihnen die Zeit im Wartezimmer recht lang werden. Die Mitarbeiter des Akron Children’s Hospital, dem größten Gesundheitsdienstleister im Nordosten Ohios, sind sich dessen wohl bewusst. Deshalb setzt das Krankenhaus neue Qualitätsverfahren der Branche ein, um die Wartezeiten der Patienten zu verkürzen und eine Vielzahl von weiteren Verbesserungen zu erzielen. 2008 richtete das Krankenhaus das Center for Operations Excellence (COE) ein, um die Patientenversorgung mithilfe von Lean Six Sigma zu optimieren. Die Projektleiter des Zentrums bieten Schulungen und Orientierungshilfe an, damit die Effizienz gesteigert, Fehler reduziert und Probleme gelöst werden können. „Um den Erfolg eines Projekts überprüfen zu können, müssen wir vor und nach der Umsetzung von Verbesserungen Daten erfassen und analysieren“, erläutert Chris Weisbrod, einer der vier Vollzeit-Projektleiter des Centers. „Zum Analysieren unserer Daten und zum Interpretieren der Ergebnisse setzen wir auf die Minitab® Statistical Software.“
Die Herausforderung
In einem Krankenhaus kann eine Vielzahl von potenziellen „Fehlern“ auftreten. Wenn Geräte von einem Zimmer ins nächste gebracht werden müssen, kann viel Zeit verloren gehen. Patienten können keine oder die falschen Armbänder erhalten. Arzneimittel und Material sind nicht verfügbar, wenn sie benötigt werden.
Das Ziel von Lean Six Sigma besteht darin, diese „Fehler“ zu reduzieren. Statistisch treten bei einem 6-Sigma-Prozess nur 3,4 Fehler pro 1 Million Möglichkeiten auf. Dies entspricht einer Erfolgsquote von über 99 %, wobei es sich bei 99 % nur um einen 3,8-Sigma-Prozess handeln würde. Wenn es um Leben und Tod geht, ist das Erreichen eines praktisch perfekten Ergebnisses unabdingbar. Bei 500.000 Operationen in einer Woche bedeutet z.B. eine Erfolgsquote von 99 %, dass bei 5.000 Eingriffen Fehler auftreten. Das ist eindeutig nicht gut genug. Auf 6-Sigma-Niveau verringert sich dieser Wert auf nur 1,7 Fehler.
Zahlen wie diese erklären das Engagement des Akron Children’s Hospital bei der Prozessoptimierung auf höchster Ebene. Die Ergebnisse der Maßnahmen zur Qualitätssteigerung müssen jedoch auch nachgewiesen und mit zuverlässigen Daten belegt werden. „Wenn herausragende Ergebnisse erreicht werden sollen, sind die Daten das A und O“, erläutert Weisbrod. „Und hier kommt Minitab ins Spiel.“
Einsatz von Minitab
Minitab wurde so entwickelt, dass Daten auf einfache Weise analysiert werden können – und dass leicht nachvollziehbar ist, was die Analysen bedeuten. Das Programm wurde ursprünglich als Unterstützung für Dozenten im Unterricht konzipiert und dient heute weltweit als Maßstab bei der Ausbildung im Statistikbereich. „Von einfachen Torten- und Balkendiagrammen bis zur Regressionsanalyse bietet Minitab alle Werkzeuge, die wir benötigen“, bestätigt Mike Antochow, der hauptamtliche Datenanalytiker des COE. „Minitab ist einfach zu bedienen, unterstützt aber gleichzeitig alle Methoden und Analysefunktionen, die selbst für komplexe Qualitätsprojekte benötigt werden.“
Viele Faktoren können zu Fehlern oder Streuungen in den komplizierten Prozessen eines Krankenhauses führen. Mithilfe statistischer Verfahren kann ermittelt werden, welche Faktoren am wichtigsten sind, damit die Teams die Optimierungsmaßnahmen gezielt dort einsetzen können, wo sie die größte Wirkung versprechen. Die Projektleiter des Centers arbeiten z. B. häufig mit Minitab, um Prozessdaten in einer chronologisch angeordneten Reihenfolge darzustellen, einer sogenannten Regelkarte. Anhand dieser Darstellung kann die normale Streuung in einem Prozess leicht von der Streuung unterschieden werden, die von einem ungewöhnlichen Ereignis verursacht wurde. Bei den Wartezeiten der Patienten tritt z. B. zwangsläufig eine gewisse Variabilität auf. Eine Variabilität, die die Erwartungen übersteigt, kann jedoch auf Faktoren zurückzuführen sein, die nicht Teil des normalen Prozesses sind, und somit korrigiert werden. Nachdem die Korrekturen vorgenommen wurden, kann anhand der Regelkarten in Minitab sichergestellt werden, dass die Verbesserungen auf Dauer effektiv sind und der Prozess stabil bleibt.
Natürlich stellt die statistische Analyse nur eine Komponente des Qualitätsverbesserungsprozesses dar, und die Projektleiter des Centers haben noch eine Vielzahl von weiteren Aufgaben. Wenn Sie aber nicht täglich mit Statistiken arbeiten, wie können Sie sich dann sicher sein, dass Sie die richtige Analyse verwenden oder die Ergebnisse richtig interpretieren? „Die Minitab-Hilfe ist eine fantastische Ressource“, erläutert Weisbrod. „Und durch den integrierten StatGuide ist sie noch besser. Die Hilfe unterstützt uns dabei, die Analysen korrekt durchzuführen, und der StatGuide hilft uns dann bei der Interpretation dieser Analysen.“ Das vielseitige Hilfesystem in Minitab umfasst Anweisungen, Beispiele, Hilfe zum Einrichten der Daten sowie Informationen zu Berechnungen und Methoden. Nach der Datenanalyse steht Ihnen mit dem StatGuide™ von Minitab eine leicht verständliche Interpretationshilfe zu den statistischen Tabellen und Grafiken zur Verfügung.
Mit Minitab werden Prozesse in allen Bereichen des Akron Children’s Hospital optimiert. Die Projektleiterin Trauda Gilbert analysiert mit der Software Daten, um Überstunden in der Zytogenetik-Abteilung zu reduzieren, während ihre Kollegin Anne Musitano mit Minitab nach Möglichkeiten sucht, die Effizienz bei der Planung von Kernspintomografien zu verbessern. Wie ihre Kollegen im COE verlassen sie sich darauf, dass sie mit Minitab die Analysen, die sie benötigen, in einer Form erhalten, die für sie und die beteiligten Abteilungen leicht zugänglich und verständlich ist.
Ergebnisse
Das Akron Children’s Hospital ist bei der Implementierung von Lean Six Sigma im Gesundheitsbereich zu einer führenden Kraft geworden, nicht zuletzt durch Initiativen wie dem „A3-Programm“ des COE, mit dem Mitarbeiter mit Patientenkontakt in Lean Six Sigma-Verfahren geschult werden. Die ersten A3-Teilnehmer erarbeiteten 28 Projekte, von denen die Patienten, Familien und Mitarbeiter profitierten und die gleichzeitig zu Einsparungen von ca. 708.000 $ pro Jahr für das Krankenhaus führten. Im Rahmen weiterer Projekte konnte das Herzzentrum erreichen, dass die Patienten während eines Besuchs nicht mehr das Zimmer wechseln müssen, wodurch die durchschnittliche Aufenthaltszeit von 107 auf 75 Minuten verkürzt und die Anzahl der pro Woche behandelten Patienten um zwei erhöht wurde. Die Krankenhausapotheke konnte die Zeit zum Einlösen eines Rezepts von 66 auf ca. 45 Minuten reduzieren. Durch ein anderes Projekt wurde die Verweigerung von Versicherungsleistungsansprüchen am Standort Fairlawn der Pädiatrie des Akron Children’s Hospital um 69 % reduziert. Und als die Sterilisationsabteilung die Nachfrage nach sauberem Operationsbesteck nicht mehr erfüllen konnten, wurde eine Expansion der Abteilung für 3.5 Millionen $ vorgeschlagen. Stattdessen regte das Center jedoch ein Projekt an, in dem die Mitarbeiter Anlagen und Prozesse neu organisierten und so ihre Kapazität steigern konnten. Die positiven Auswirkungen dieser Maßnahmen wurden mit Minitab belegt. Nun kann die Abteilung bis zu 16.000 Arbeitsgänge pro Jahr abwickeln statt zuvor 13.000.
Für die Leiter des Center for Operations Excellence stehen noch viele weitere Projekte aus und sie möchten anderen Institutionen die Gelegenheit bieten, aus ihren Erfolgen zu lernen. „Unser Ziel ist es, im Akron Children’s Hospital einen Leistungsstandard zu erreichen, der als Vorbild für andere im ganzen Land dienen kann“, erklärt Weisbrod. „Es gibt immer Möglichkeiten, noch besser zu werden.“
Originaltext: Minitab LLC., Minitab Case Studies: Committed to Kids, Committed to Quality: Akron Children's Hospital