Ablaufoptimierung beim OP-Betrieb
Rotes-Kreuz-Krankenhaus und Canisius Wilhelmina-Krankenhaus
Als in einer Benchmark-Studie gezeigt wurde, dass die durchschnittliche Verspätung beim Operationsbeginn zwischen 25 und 103 Minuten lag, machten sich das Red Cross-Krankenhaus und das Canisius Wilhelmina-Krankenhaus daran, die Effizienz in ihren Operationssälen zu steigern. Mit der Minitab Statistical Software und Six Sigma-Verfahren konnten diese beiden Krankenhäuser in den Niederlanden die Abläufe rund um den Operationssaal optimieren und diese kostenintensive Ressource so optimal nutzen.
Die Herausforderung
Verspätungen führen zu Kosten in Millionenhöhe. Wenn z. B. Operationen in einem Krankenhaus mit 13 Operationssälen und 250 Operationstagen im Jahr durchschnittlich 40 Minuten zu spät beginnen, bedeutet dies einen Verlust von insgesamt 2.150 Stunden – oder 270 Tagen. In den Niederlanden werden die Kosten für einen Operationssaal auf gut $1,500 pro Stunde geschätzt. Durch die nicht genutzten Stunden entstehen so Verluste von über $3,2 Millionen pro Jahr. Das entspricht mehr als der Kapazität eines ganzen Operationssaals.
Das Red Cross-Krankenhaus und das Canisius Wilhelmina-Krankenhaus begannen beide, mit der Six Sigma-Methode und der Minitab Statistical Software die Qualität zu verbessern. In beiden Krankenhäusern bildeten Teams zunächst die Prozesse ab, um nachzuvollziehen, welche Faktoren Auswirkungen auf den Beginn von Operationen haben. Danach erfassten die Teams für jeden Operationssaal und die jeweils erste Operation u. a. die folgenden Daten:
- Planmäßiger Beginn der Operation
- Ankunft des ersten Patienten im Operationssaal
- Beginn der Narkose
- Zeitpunkt des ersten Schnitts
- Ende der Operation
- Verlassen des Operationssaals durch den Patienten
Außerdem wurden weitere Faktoren erfasst, die den Zeitpunkt des Beginns beeinflussen können, darunter die chirurgische Fachrichtung und die bei dem Eingriff eingesetzte Art der Narkose.
Einsatz von Minitab
Die Teams setzten die aussagekräftigen Grafiken in Minitab ein, um zu ermitteln, welche Faktoren die meisten Auswirkungen auf die Verspätungen im Operationssaal hatten. So konnten sie ihre Daten in leicht verständlichen Pareto-Diagrammen, Histogrammen, Boxplots und Zeitreihendiagrammen darstellen.
Es wurde eine Reihe von beeinflussenden Faktoren vorgeschlagen. Zunächst gingen die Chirurgen davon aus, dass die Art der eingesetzten Narkose einer der Hauptgründe für die Verspätungen war. Als die Teams die Anästhesiedaten mit den ANOVA-Funktionen in Minitab analysierten, stellten sie fest, dass das Narkoseverfahren deutlichen Einfluss auf den Beginn der Operation hatte. Die erklärte Streuung war jedoch zu gering, um Auswirkungen auf den pünktlichen Beginn der Operationen zu haben.
Die Anästhesisten waren wiederum der Ansicht, dass die Verspätungen von der chirurgischen Fachrichtung abhingen. Die Analyse der entsprechenden Daten in Minitab zeigte den Teams, dass die Auswirkungen der unterschiedlichen chirurgischen Fachrichtungen tatsächlich statistisch signifikant waren. Doch auch hier waren die Auswirkungen des Effekts in der Praxis vernachlässigbar.
Die Daten zeigten, dass diese beiden Faktoren zwar Auswirkungen hatten, es jedoch nur wenig Einfluss auf die Pünktlichkeit des Operationsbeginns hätte, sich auf sie zu kozentrieren. Dank der deutlichen Ergebnisse, die mit den Minitab-Grafiken dargestellt wurden, konnten die Anästhesisten und Chirurgen damit aufhören, sich gegenseitig zu beschuldigen, und gemeinsam nach den Faktoren suchen, die wirklich zu Veränderungen führen würden.
Weitere Analysen enthüllten die tatsächliche Ursache für die Verspätungen: einen schlecht definierten Planungsprozess. Es war nicht klar, wann die Patienten im Vorbereitungsraum für die Operation ankommen mussten, wann die ersten Medikamente gegeben werden sollten und wann der Anästhesist vor Ort zu sein hatte. Beide Teams ermittelten darüber hinaus weitere Faktoren, die mit einem besser definierten Prozess optimiert werden konnten.
Ergebnisse
Mit Hilfe der genauen Erkenntnisse darüber, welche Faktoren den größten Einfluss auf den pünktlichen Beginn von Operationen hatten, entwickelten die Krankenhäuser anhand weniger einfacher Regeln einen neuen Planungsprozess für Operationen. Zunächst mussten die Patienten spätestens bis 7:35 Uhr im Red Cross-Krankenhaus bzw. 8:00 Uhr im Canisius Wilhelmina-Krankenhaus anwesend sein. Zweitens wurden Maßnahmen ergriffen, um sicherzustellen, dass die Patienten vor Eintreffen im Operationssaal die vorbereitenden Medikamente erhielten. Drittens mussten die überweisende Station und der Anästhesist einen Tag im Voraus über den geplanten Eingriff informiert werden. Diese einfachen Regeln wurden allen Mitarbeitern mitgeteilt, die an der Planung und Ausführung von Operationen beteiligt waren. Zur Kontrolle des neuen Verfahrens wird der Beginn jeder Operation erfasst und die Daten von den Chirurgenteams wöchentlich überprüft.
Aufgrund dieser Veränderungen konnten die Verzögerungen im Red Cross-Krankenhaus um 25 % und im Canisius Wilhelmina um über 30 % reduziert werden. Nach einem Jahr hatte das Red Cross-Krankenhaus durch den pünktlicheren Operationsbeginn fast $350,000 eingespart. Am Canisius Wilhelmina-Krankenhaus wurden knapp $100,000 eingespart, und durch eine Verringerung der Übergangszeiten zwischen Operationen und Arbeitspausen konnten zusätzliche Einsparungen von fast $400,000 erzielt werden. Die Anzahl der durchgeführten Eingriffe wurde so um 10 % gesteigert, ohne dass hierzu zusätzliche Ressourcen erforderlich waren.
Adaptiert aus einer Studie von Ronald J.M.M. Does, Thijs M.B. Vermaat, John P.S. Verver, Søren Bisgaard und Jaap van den Heuvel, veröffentlicht im Journal of Quality Technology, Vol. 41, Nr. 1, Januar 2009.
Originaltext: Minitab LLC., Minitab Case Studies: Operating with Maximum Efficiency: Red Cross and Canisius Wilhelmina Hospitals